Di era modern saat ini teknologi yang kita gunakan sangatlah pesat perkembangannya. Perkembangan teknologi ini pula sudah menjadi perhatian dari berbagai kalangan maupun bidang. Salah satu bidang yang sudah memasuki dan memanfaatkan fasilitas teknologi ini adalah dalam bidang manajemen sumber daya manusia (SDM).

Pemanfaatan teknologi ini membantu bagi para pengusaha atau pemerintah yang memiliki sebuah organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan serta mengelola secara baik dan menyeluruh mengenai manajemen sumber daya manusia. Hal ini bertujuan agar dapat mencetak sumber daya manusia yang kompeten dan berkualitas.

Melihat faktor diatas definisi dari manajemen sumber daya manusia menurut Flippo (1984), menyebutkan bahwa pengelolaan sumber daya manusia merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan atau sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat. Dari pemaparan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta kompeten maka harus didukung dengan sistem pengelolaan SD yang baik agar dapat mencapai sebuah tujuan organisasi atau perusahaan.

Dalam kasus ini perusahaan PT. ABC adalah sebuah perusahaan baru yang telah didirikan, perusahaan ini bergerak dibidang digital printing. Perusahaan PT. ABC ini belum mempunyai sistem informasi yang mampu mengelola sumber daya manusia. Dan selama ini perusahaan tersebut menggunakan mekanisme pengelolaan bersifat manual hanya mengandalkan Microsoft Office saja, sehingga secara waktu tidak cepat dan optimal.

Pada kondisi seperti ini maka terdapat sebuah metode dari sebuah aplikasi open source yang cukup memadai atau mendukung kriteria yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia menggunakan sistem informasi ini. Aplikasi ini adalah OrangeHRM (Orange Human Resource Management) dimana aplikasi ini hadir dengan berbasis web. Aplikasi OrangeHRM ini adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia secara efisiensi. Aplikasi sudah didesain sedemikian rupa agar dapat sesuai dengan kebutuhan manajemen. Aplikasi OrangeHRM ini dapat sangat membantu dalam pengelolaan resource sumber daya manusia jika dalam implementasinya sudah tepat, sehingga segala kebutuhan dari perusahaan mengenai pengelolaan sumber daya manusia dapat terintegrasi dengan baik serta dapat mengurangi waktu pekerjaan yang pada awalnya dilakukan dengan cara manual. Dan diharapkan penggunaan aplikasi ini benar-benar dapat membantu perusahaan agar lebih efektif dan efisien dari berbagai sudut pandang.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana cara implementasi pengelolaan dan pengembangkan sumber daya manusia menggunakan aplikasi OrangeHRM di perusahaan PT. ABC?”.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka batasan masalah dalam penelitian ini adalah implementasi sistem pengelolaan sumber daya manusia PT. ABC menyesuaikan pada fitur-fitur yang terdapat pada OrangeHRM.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk pengelolaan sumber daya manusia terkhususkan data-data karyawan yang ada di PT. ABC dengan menggunakan aplikasi OrangeHRM ini yang berguna untuk memudahkan terpenuhinya kebutuhan manajemen HRD agar lebih baik dan terstruktur.

1.5 Manfaat

Manfaat dari penelitian ini adalah agar data-data karyawan terjamin dalam hal ketersediaan dan keamanannya, dan dapat dikelola dengan baik di dalam database orangeHRM.

1.1 Susunan Penulisan

Adapun susunan penulisan makalah akhir ini, adalah sebagai berikut :

Bab 1 Pendahuluan

Pada bab pendahuluan ini berisikan mengenai hal-hal yang melatar belakangi dalam implementasi sistem informasi SDM OrangeHRM di perusahaan PT. ABC, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian serta susunan penulisan.

BAB 2 Landasan teori

Pada bab landasan teori membahas mengenai kajian literatur dari implementasi sistem informasi SDM menggunaka orangeHRM. Bahasan yang dikaji seperti definisi manajemen sumber daya manusia, fungsi manajemen sumber daya manusia dan definisi orangeHRM.

BAB 3 Implementasi

Pada bab metode penelitian ini berisikan cara implementasi tentang sistem informasi SDM di perusahaan PT. ABC menggunakan OrangeHRM.

BAB 4 Penutupan

Pada bab penutupan ini memaparkan tentang kesimpulan yang sudah di kaji serta saran yang diberikan oleh penulis untuk OrangeHRM

BAB 2

Landasan Teori

Dalam bab ini akan membahas secaa singkat teori-teori yang terkait, dengan bahan yang digunakan untuk implementasi OrangeHRM yang meliputi penjelasan ini. Adapun teori yang dibahas meliputi : definisi manajemen sumber daya manusia, fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia dan penjelasan tentang orangeHRM.

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang ditetapkan (Panggabean, 2007:15).

Manajemen sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi (Sulistiyani dan Rosidah, 2009:11).

Manajemen sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Sementara itu manajemen sumber daya manusia sebagai suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam suatu perusahaan.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian pelaksanaan dan pengendalian (Veithzal, 2009:1).

Manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan yang mengatur tentang cara pengadaan tenaga kerja, melakukan pengembangan, memberikan kompensasi, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja melalui proses-proses manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Yuli, 2005:15).

Manajemen sumber daya manusia terdiri atas serangkaian keputusan yang terintegrasi tentang hubungan ketenagakerjaan yang memengaruhi efektivitas karyawan dan organisasi. Manajemen sumber daya manusia merupakan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan agar sumber daya manusia di dalam organisasi dapat digunakan secara efektif guna mencapai berbagai tujuan.

Bermacam-macam pendapat tentang pengertian manajemen sumber daya manusia, antara lain: adanya yang menciptakan Human Resources, ada yang mengartikan sebagai man power management serta ada yang menyertakan dengan pengertian manajemen sumber daya manusia sebagai personal (personalia, kepegawaian, dan sebagainya).

Manajemen Sumber Daya Manusia mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah-masalah sebagai berikut :

Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job description (pembagian tugas dan tanggung jawab), job specification (spesifikasi pekerjaan), job reqruitment (syarat pekerjaan), dan job evaluation (evaluasi pekerjaan).
Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asa the ringht man in the right place and the right man in the right job (menempatkan karyawan pada tempat dan kedudukan yang tepat).
Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian.
Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya.
Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaan sejenis.
Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
Melaksanakan pendidikan, latihan dan penilaian produktivitas karyawan.
Mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal.
Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya.

Tujuan utama manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi pegawai terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat di pahami karena semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan, tergantung kepada manusia yang mengelola organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, sumber daya manusia tersebut harus dikelola agar dapat berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan organisasi.

2.2 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Adapun Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Menurut Cherrington (1995:11) yaitu :

1. Staffing/Employment

Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenarnya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini.

Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.

Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.

2. Performance Evaluation

Departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.

Departemen sumber daya manusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.

3. Compensation

Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang baik.

Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.

4. Training and Development

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelatihan dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.

5. Employe Relations

Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekerja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak.

Tanggung jawab utama departemen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya: mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka.

Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.

6. Safety and Health

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.

7. Personnel Research

Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahaan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.

2.3 OrangeHRM

OrangeHRM adalah suatu aplikasi yang mengarah pada Human Resource Management (HRM) atau suatu aplikasi yang berfungsi sebagai pengelola manajemen sumber daya pada suatu perusahaan. Dan juga adalah suatu sistem informasi sumber daya yang free atau bebas digunakan yang berbasis web dan open source. Di dalam OrangeHRM juga terdapat kelengkapan modul yang dapat membantu saat pengopersian aplikasi OrangeHRM. OrangeHRM ini sangat cocok digunakan untuk perusahaan kelas menengah ke bawah karena dapat mengelola sumber daya manusia dengan baik dan dari segi harga murah juga berbasis web yang dapat mudah untuk diakses sewaktu – waktu.

OrangeHRM juga yang paling populer dan digunakan software open source manajemen sumber daya manusia. Sumber terbuka OrangeHRM produknya mencakup berbagai modul yang menyediakan manajemen informasi pribadi (PIM), pelayan mandiri karyawan (ESS), manajemen cuti, waktu dan kehadiran (PTO), evaluasi kinerja dan perekrutan dan semua itu tanpa biaya. OrangeHRM sedang digunakan oleh lebih dari satu juta pengguna di seluruh dunia, sementara perusahaan multinasional besar telah menggunakan versi open source dan disesuaikan sistem untuk memenuhi standar manajemen sumber daya manusia mereka.

Fitur – fitur yang terdapat dalam OrangeHRM yaitu :

1. Informasi Perusahaan

Dalam fitur ini membahas tentang contohnya pengisian data-data untuk perusahaan atau juga bisa di contohkan seperti: nama perusahaan, alamat, email, lokasi, telepon, lokasi kantor cabang dan lain-lain.

2. Struktur Organisasi

Di dalam fitur struktur organisasi ini OrangeHRM mempunyai fasilitas untuk pembentukan struktur organisasi suatu perusahaan atau perkantoran sehingga suatu karyawan akan mempunyai jabatan dan pekerjaan tertentu, dan juga termasuk dalam gaji masing-masing karyawan yang menurut jabatan dan pekerjaan.

3. Administrasi Data Karyawan

OrangeHRM mempunyai fitur administrasi data karyawan yang di dalamnya terdapat data data individu karyawan mulai dari nama, alamat, nomor telpon, jenis kelamin, tanggal lahir , foto, riwayat, karir, dan lain-lain. Dan juga dapat dilampirkan data tambahan dalam masing-masing file yang ada dalam data karyawan.

4. Absensi Karyawan

Absensi karyawan ini berfungsi untuk mengelola daftar hadir karyawan setiap harinya dan di dalam fitur ini juga terdapat penjadwalan kegiatan kerja karyawan yang di monitori oleh direktur atau atasan karyawan.

5. Pengelola Cuti

Pengelola cuti ini juga terdapat dalam OrangeHRM. Misalkan pengajuan cuti, pembatalan cuti, pengambilan cuti, sisa cuti ataupun perhitungan dari sisa cuti yang telah di ambil oleh karayawan suatu perusahaan tertentu.

6. Jaminan Sosial

Jaminan Sosial ini juga ikut melengkapi dari fitur OrangeHRM yaitu yang berfungsi sebagai pengelolaan jamsostek untuk karyawan perusahaan. Juga bentuk-bentuk benefit yang dapat digunakan oleh karyawan lain dan dikonfigurasikan sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

7. Rekruitmen

Di dalam fitur ini yaitu untuk memberi informasi lowongan pekerjaan bagi semua orang pada saat perusahaan membutuhkan karyawan baru. Mnafaat dari fitur ini juga terdapat dari pelamar pekerjaan dengan seorang manajer karena bila saat ada seorang yang melamar pekerjaan maka akan ada pemberitahuan di email manajer. Sehingga manajer dapat langsung menentukan jadwal interview atau persyaratan-persyaratan sesuai kebutuhan prosedur perusahaan. Kemudian pelamar pun akan mendapatkan email balasan dari direktur perusahaan yang di dalamnya berisi informasi untuk calon karyawan.

Di dalam OrangeHRM juga terdapat sebuah referensi modul-modul yang berdasarkan arsitektur modular yaitu :

1. Modul admin

2. Modul PIM

3. Modul ESS(Employee Self Service)

4. Modul Cuti (Leave Module)

5. Modul Waktu Kerja (Time Module)

6. Modul Laporan (Report Module)

7. Modul Pelacak BUG (Bug Tracking Module)

8. Modul Rekrutmen (Recruitment Module)

Kelebihan OrangeHRM dibandingkan dengan Resource Management lain :

1. Dapat digunakan dengan operating system Windows dan Linux.

2. Fitur yang ada dalam OrangeHRM bisa dibliang lebih lengkap dan dapat memudahkan penggunaan dengan lebih efisien.

3. Terdapat modul modul yang berfungsi untuk membantu dan memudahkan cara kerja dari OrangeHRM.

4. Aplikasi OrangeHRM ini bersifat open source.

5. Dalam menggunakan OrangeHRM tidak perlu mengeluarkan atau menguras banyak biaya karena aplikasi ini gratis.

BAB 3

Penutupan

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil implementasi aplikasi OrangeHRM ini, sangat membantu manajemen dalam mengelola data yang dimiliki oleh sumber daya manusia pada PT. ABC. Aplikasi OrangeHRM berbasis web yang memungkinkan bagi manajemen HRD dapat mengakses dimana saja dan kapan saja. Pada Aplikasi OrangeHRM juga memfasilitasi berbagai macam fitur Modul admin, Modul PIM, Modul ESS, Modul Cuti, Modul Waktu Kerja, Modul Laporan, Modul Pelacak BUG, dan Modul Rekrutmen. Salah satu modul yang detail prosesnya adalah modul rekrutmen, dimana terdapat proses yang mengharuskan manajemen HRD dapat membuat daftar lowongan kerja yang dapat dipublosh secara online baik dalam bentuk website maupun RSS Feed. Dalam daftar lowongan kerja ini pencari kerja dapat langsung mengisi informasi tersebut dan hasil pengisian tersebut dapat langsung ditindak lanjuti oleh pihak manajemen HRD tanpa membutuhkan banyak waktu dan tanpa harus datang ke kantor perusahaan tersebut.

Modul yang detail lainnya adalah modul cuti. Di dalam modul cuti ini fasilitas yang disediakan oleh OrangeHRM adalah sistem dapat menyediakan hak akses pada aplikasi ini untuk karyawan terkait hak dan kewajiban dengan cepat dan mudah.

4.2 Saran

Pada aplikasi OrangeHRM ini saran yang diberikan kepada pengembang OrangeHRM adalah dimana pengembang dapat menambahkan fitur pada tahap wawancara. Pada tahap wawancara ini bisa melengkapi kekurangan dari fungsi rekrutmen manajemen sumber daya manusia. Saran penulis menanggapi kekurangan ini adalah seperti menambahkan fitur video call untuk pelamar agar teknologi secara utuh digunakan. Serta dapat menghemat waktu bagi pada pelamar agar tidak terbuang sia-sia.

Daftar Pustaka

Permadi, T. (2014, 02). Implementasi OrangeHRM. Retrieved 12 15, 2016, from https://tituspermadi.files.wordpress.com/2012/04/orangehrm-gratis-implementasi-promo.pdf

Riadi, M. (2016, 02). Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia. Retrieved 12 15, 2016, from Kajian Pustaka: http://www.kajianpustaka.com/2016/02/pengertian-dan-fungsi-manajemen-sumber-daya-manusia.html

Wira, S. (2015, 12 10). makalah oranghrm. Retrieved 12 15, 2016, from slide share: http://www.slideshare.net/wiradesita/makalah-orange-hrm-56006756

Cari Blog Ini

cancancan

Implementasi Sistem Informasi SDM OrangeHRM

BAB 1

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang